Casestudy: een marketingbureau verdubbelt de productiviteit met TrackingTime

Heeft u moeite om deadlines te halen, meerdere klanten te bedienen en uw team op koers te houden? U staat er niet alleen voor. In deze praktijkgerichte casestudy over een dynamisch marketingbureau ontdekt u hoe een groeiend bureau zijn productiviteit verdubbelde door over te stappen op een slimmer tijdregistratiesysteem.

Ontdek hoe TrackingTime hen heeft geholpen om inzicht te krijgen, workflows te optimaliseren en efficiënt op te schalen – inzichten die elke MKB-manager of bureau-eigenaar kan toepassen.

Over het bureau: snelle groei, hoge druk, strakke deadlines

Dit digitale marketingbureau opereert in een hoogcompetitieve omgeving waarin elk uur telt. Gevestigd in Toronto, Canada, bedient het bureau klanten in heel Noord-Amerika en biedt het SEO-, contentmarketing- en betaaldemediaservices aan. Met een klein, wendbaar team van 12 personen beheren ze meerdere klantprojecten tegelijkertijd, elk met strakke deadlines en prestatie-KPI’s.

Toen de vraag naar hun diensten toenam, kreeg het bureau steeds meer uitdagingen op het gebied van teamcoördinatie, tijdbeheer en klantrapportage. Het management had een schaalbare manier nodig om tijd te registreren, prestaties te meten en kwaliteit te waarborgen zonder het team te overbelasten.

De uitdaging: Gescheiden tools en gebrek aan zichtbaarheid

Voor TrackingTime vertrouwde het bureau op spreadsheets en e-mailupdates om werklasten te beheren. Dit resulteerde in een gefragmenteerd systeem zonder realtime inzicht in wie wat deed of hoe lang het duurde. Projectplanningen liepen uit. Overdienstverlening werd de norm. En interne vergaderingen veranderden in giswerk in plaats van strategische planning.

Het belangrijkste is dat, volgens de normen van marketingbureaus, ze geen zicht hadden op factureerbare versus niet-factureerbare uren. Hierdoor liepen ze inkomsten mis en onderschatten ze de projectkosten, wat direct de winstgevendheid en de moraal van het team beïnvloedde.

“Bureaus verliezen tot 30% van hun inkomsten vanwege niet-geregistreerde factureerbare uren.” – Harvard Business Review

De oplossing: Implementatie van TrackingTime in het hele team

Op zoek naar een betrouwbare, gebruiksvriendelijke tijdregistratieoplossing koos het bureau voor TrackingTime. Ze kozen voor het platform vanwege het intuïtieve ontwerp, de naadloze integraties met Asana en Slack, en de aanpasbare projectdashboards die perfect aansloten bij hun campagnegebaseerde workflow.

De uitrol naar het hele team was eenvoudig. Elke afdeling – content, PPC, design en accountmanagement – adopteerde het hulpmiddel snel. In de wereld van marketingbureaus werden de realtime tijdtracker, de bordweergave en de geautomatiseerde rapportagefuncties van TrackingTime al snel onmisbare onderdelen van de dagelijkse operatie.

Hoe TrackingTime in een marketingbureau wordt gebruikt

Het implementeren van TrackingTime is niet alleen eenvoudig, maar het sluit ook naadloos aan op de manier waarop marketingbureaus werken. Of uw team nu SEO-campagnes, contentkalenders, PPC-accounts of strategische klantgesprekken beheert, dit framework helpt u om tijd efficiënt te registreren en elk uur optimaal te benutten.

1. Maak voor elke klant of campagne een project aan
2. Wijs taken toe aan teamleden en groepeer ze per deliverable (bijv. blogposts, advertentiemateriaal, rapporten)
3. Stel factureerbare en niet-factureerbare taken in om activiteiten te onderscheiden
4. Moedig teamleden aan om de gewoonte van tijdregistratie aan te nemen
5. Visualiseer werklasten met het dashboard
6. Genereer wekelijkse of maandelijkse tijdrapporten per klant of dienstencategorie
7. Vergelijk geregistreerde tijd met projectbudgetten om toekomstige scopes en tarieven te optimaliseren

De resultaten: productiviteit verdubbelen en controle winnen

Na drie maanden met TrackingTime zag het bureau een verdubbeling van de productiviteit. De leden van het marketingteam voltooiden meer taken in minder tijd, dankzij de helderheid en structuur van de projectdashboards. Realtime tracking elimineerde giswerk en geautomatiseerde rapportages bespaarden elke week uren administratieve taken.

De communicatie met klanten verbeterde ook. Binnen het bureau konden nauwkeurige rapporten klanten precies laten zien hoe de tijd werd besteed – wat transparantie en vertrouwen bevorderde. Intern gebruikten managers de inzichten uit TrackingTime om middelen effectiever toe te wijzen en burn-out te voorkomen.

In de kantoren in Toronto, Vancouver en bij de externe teamleden in Latijns-Amerika verenigde het bureau zijn operaties en schaalde het zonder stress op.

Belangrijke inzichten voor MKB-eigenaren en -managers

Deze casestudy illustreert één eenvoudige waarheid: wie zijn tijd beheert, beheert zijn resultaten. Voor MKB’s en bureaus die meerdere bewegende delen beheren, kan het implementeren van de juiste tijdregistratiestrategie de efficiëntie drastisch verhogen en de marges verbeteren.

• Controleer uw huidige tijdregistratiemethoden – vertrouw niet op geheugen of spreadsheets
• Kies een tool die integreert met uw workflow (projectbeheer, messaging, enz.)
• Gebruik dashboards om verantwoordelijkheid en zichtbaarheid binnen uw team te creëren
• Analyseer tijdrapporten om prijsstelling, personeelsbezetting en klantrelaties te optimaliseren
• Begin klein en schaal de adoptie vervolgens bedrijf breed op

Klaar om de productiviteit van uw team te verbeteren?

Als u op zoek bent naar een bewezen manier om de prestaties van uw team te verbeteren, begin dan met TrackingTime. Dit praktijkvoorbeeld van een marketingbureau laat zien hoe zelfs een klein team enorme resultaten kan behalen met het juiste systeem. TrackingTime biedt alle tools die uw bedrijf nodig heeft om uw meest waardevolle hulpbron – tijd – te registreren, te analyseren en te optimaliseren.

• Gepersonaliseerde dashboards voor projecten en klanten
• Nauwkeurige realtime tijdregistratie
• Transparantie en verantwoordelijkheid binnen het hele team
• Geautomatiseerde rapportages voor klanten
• Integraties met uw favoriete tools